Thuiszorg West Brabant werkt 30.000 dossiers weg met robotisering en bespaart 4.500 uur administratie

Het afsluiten van cliëntdossiers klinkt als een administratief detail, maar blijkt in de praktijk een structureel knelpunt binnen de zorg. Veel zorgorganisaties werken met tienduizenden cliëntdossiers in het Elektronisch Cliëntendossier (ECD). Wanneer een cliënt de zorg verlaat na herstel, doorverwijzing of overlijden, moet het dossier volledig en correct worden afgesloten. Door personeelstekorten, hoge werkdruk en versnipperde processen blijven dossiers echter regelmatig langer openstaan dan toegestaan of worden deze niet volledig afgesloten. Uit een praktijkcase van Yarado blijkt dat het automatiseren van de cliëntafsluiting dit probleem aanzienlijk kan verkleinen: Thuiszorg West-Brabant (TWB) wist een grote administratieve achterstand weg te werken en bespaarde daarmee tot wel 4.500 uur aan administratief werk.

Bij TWB werd door middel van automatisering meer dan 30.000 cliëntdossiers weggewerkt. Hierbij werden meerdere interventies ingezet, waaronder het tijdig en volledig afsluiten van dossiers. Dit resulteerde in een besparing van 4.500 administratieve uren en meer dan één miljoen handmatige handelingen, zonder extra inzet van personeel.

"Het afsluiten van cliëntdossiers is een typische routineklus die ontzettend tijdrovend is", vertelt Rick Bastiaanse, Informatie Architect bij TWB. "We willen onze collega’s van de afdeling Cliënt & Service hiermee zo min mogelijk belasten. Hun expertise en kennis zijn namelijk veel harder nodig voor andere taken. Omdat het afsluiten van dossiers een proces is met veel stappen, ligt een menselijke fout bovendien snel op de loer. Samen met Yarado hebben we alle processtappen in kaart gebracht en dit succesvol overgedragen aan een digitale collega, genaamd STACII."

In ECD-systemen is cliëntafsluiting geen enkele handeling, maar een ketenproces. Een dossier is pas echt afgesloten wanneer onder meer zorglegitimaties zijn beëindigd, locaties zijn gesloten, behandelrelaties zijn verwerkt en het dossier gesloten is. In de praktijk gebeurt dit vaak handmatig, verspreid over verschillende schermen en afhankelijk van organisatie- en cliëntspecifieke regels. Het gevolg: dossiers die te laat of onvolledig worden afgesloten. Dat brengt risico’s met zich mee voor de informatiehuishouding en compliance met privacywetgeving. Daarnaast leidt het tot extra kosten. Een cliënt die administratief actief is maar feitelijk inactief, kost een organisatie gemiddeld tien euro per maand. Bovendien kost het afsluiten van één cliëntdossier gemiddeld zeven tot tien minuten. Op organisatieniveau betekent dat al snel een structurele belasting van ongeveer een halve fte aan administratieve capaciteit.